Hồ sơ xin việc gồm những gì và cách chuẩn bị từ A-Z

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh và chuyên nghiệp là bước đầu tiên quan trọng trong hành trình tìm kiếm việc làm của mọi ứng viên. Bộ hồ sơ không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ nhà tuyển dụng mà còn là cơ hội để bạn thể hiện sự chỉn chu, cẩn thận và tính chuyên nghiệp ngay từ những tiếp xúc đầu tiên. Bài viết này GF Works sẽ trả lời chi tiết hồ sơ xin việc gồm những gì và những lưu ý quan trọng để bộ hồ sơ của bạn nổi bật và đáp ứng đầy đủ yêu cầu nhé.

1. Hồ sơ xin việc gồm những gì trong bộ hồ sơ giấy truyền thống cho khối nhà hàng 

Bộ hồ sơ xin việc truyền thống vẫn được nhiều doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và tổ chức yêu cầu khi ký kết hợp đồng lao động chính thức. Việc hiểu rõ từng thành phần trong bộ hồ sơ giúp ứng viên chuẩn bị đầy đủ, tránh tình trạng thiếu sót gây mất thời gian và ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng. Dưới đây là danh sách 9 loại giấy tờ cốt lõi mà hầu hết các nhà tuyển dụng đều yêu cầu:

1.1. Sơ yếu lý lịch 

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ, thể hiện đầy đủ thông tin cá nhân, quá trình học tập, công tác và quan hệ gia đình của ứng viên. Mẫu sơ yếu lý lịch chuẩn thường có từ 2-4 trang, bao gồm các thông tin về nhân thân, trình độ học vấn, khen thưởng, kỷ luật và quan hệ gia đình.

Vậy sơ yếu lý lịch đối với việc xin việc ở Nhật Bản có cần không thì là có nhé. Sơ yếu lý lịch (Rirekisho - 履歴書) là giấy tờ quan trọng và là giấy tờ bắt buộc và cực kỳ quan trọng, dùng để cung cấp thông tin cơ bản, quá trình học tập, làm việc, kỹ năng, thể hiện sự nghiêm túc, và thường đi kèm Entry Sheet (ES) để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên toàn diện hơn.

1.2. Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)

Đơn xin việc là văn bản thể hiện nguyện vọng làm việc tại doanh nghiệp, nêu rõ vị trí ứng tuyển và cam kết của ứng viên. Tùy theo yêu cầu của từng công ty, đơn có thể được viết tay hoặc đánh máy. Đơn viết tay thường tạo ấn tượng về sự chân thành và tỉ mỉ, trong khi đơn đánh máy thể hiện sự chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.

1.3. Curriculum Vitae (CV) cá nhân

CV là bản tóm tắt chi tiết về quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tích của ứng viên. Khác với sơ yếu lý lịch tập trung vào thông tin nhân thân, CV tập trung vào năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp. CV cần được thiết kế bắt mắt, dễ đọc và cập nhật thông tin mới nhất.

1.4. Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến vị trí ứng tuyển

Các bằng cấp như bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học và các chứng chỉ chuyên ngành khác cần được photo và công chứng nếu yêu cầu. Đây là căn cứ để nhà tuyển dụng đánh giá trình độ chuyên môn của ứng viên.

Đặc biệt quan trọng là chứng chỉ tiếng Nhật JLPT (Japanese Language Proficiency Test), trong đó JLPT N3 trở lên thường được yêu cầu để có thể giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp. Đối với vị trí quản lý hoặc phục vụ cao cấp, JLPT N2 hoặc N1 sẽ là lợi thế lớn.

Ngoài ra, chứng chỉ Tokutei Ginou (đặc định kỹ năng) trong lĩnh vực ngành ẩm thực (外食業 - Gaishokugyou) là chứng chỉ chuyên ngành được Chính phủ Nhật Bản công nhận, chứng minh ứng viên đã được đào tạo bài bản về kỹ năng làm việc tại nhà hàng theo tiêu chuẩn Nhật. Chứng chỉ này không chỉ giúp tăng cơ hội trúng tuyển mà còn là cơ sở để được cấp visa lao động Tokutei Ginou, cho phép làm việc hợp pháp tại Nhật Bản trong ngành dịch vụ ăn uống.

Các chứng chỉ về vệ sinh an toàn thực phẩm, kỹ năng phục vụ bàn, pha chế đồ uống, hoặc nấu ăn chuyên nghiệp (nếu có) cũng nên được bổ sung để tăng tính cạnh tranh của hồ sơ.

1.5. Ảnh thẻ (kích thước 3x4 cm hoặc 4x6 cm)

Ảnh thẻ cần được chụp trong vòng 3 tháng gần , rõ nét, trang phục lịch sự và nền trắng hoặc nền xanh. Thông thường, ứng viên nên chuẩn bị từ 4-6 ảnh thẻ để dán vào các giấy tờ và lưu trữ.

2. Hồ sơ xin việc theo từng loại đối tượng ứng viên 

2.1. Nhóm du học sinh (DHS)

Đây là nhóm thường ứng tuyển các công việc làm thêm (Arubaito) hoặc chuyển đổi sang visa đi làm toàn thời gian sau khi tốt nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Sơ yếu lý lịch (Rirekisho): Cần dán ảnh 3x4 và ghi rõ quá trình học tập tại Việt Nam và Nhật Bản. Đây là giấy tờ bắt buộc đầu tiên khi ứng tuyển bất kỳ vị trí nào.
• Thẻ ngoại kiều (Zairyu Card): Thẻ phải còn hạn và có dấu cho phép làm thêm 28 giờ/tuần ở mặt sau. Nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra kỹ phần này để đảm bảo bạn được phép làm việc hợp pháp.
• Bằng cấp chuyên môn: Bao gồm bằng tốt nghiệp trường Tiếng, Senmon hoặc Đại học tại Nhật, hoặc giấy chứng nhận sắp tốt nghiệp nếu bạn đang trong kỳ cuối.
• Chứng chỉ ngoại ngữ: Bằng JLPT thường từ N3 trở lên để đảm bảo khả năng giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp. Một số vị trí yêu cầu N2 hoặc N1.
• Bằng cấp/Chứng chỉ ngành ăn uống: Nếu muốn chuyển sang visa Tokutei, cần có Bằng Otoku (Chứng chỉ kỹ năng đặc định ngành dịch vụ ăn uống). Các chứng chỉ liên quan đến thực phẩm và vệ sinh cũng là điểm cộng.
• Giấy chứng nhận thu nhập (Gensen Choshuhyo): Cần chuẩn bị tất cả các giấy chứng nhận thu nhập từ những nơi đã và đang làm thêm để chứng minh kinh nghiệm làm việc và tình hình thuế thu nhập.

2.2. Nhóm đối tượng thực tập sinh (TTS) 

Nhóm này thường ứng tuyển công việc Tokutei Gino (Kỹ năng đặc định) để ở  lại Nhật làm việc lâu dài. Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Giấy xác nhận hoàn tất chương trình thực tập: Đây là tài liệu quan trọng hàng đầu, xác minh rằng bạn đã kết thúc chương trình TTS loại 2 hoặc loại 3. Thiếu giấy tờ này sẽ không thể tiến hành thủ tục theo diện Tokutei Gino.
• Giấy chứng nhận đạt kỳ thi tay nghề: Yêu cầu có chứng chỉ Sankyu hoặc cấp độ chuyên môn (Senmon-kyu) tương ứng để xác nhận năng lực thực hành trong lĩnh vực công tác.
• Chứng chỉ chuyên ngành dịch vụ ăn uống: Bắt buộc đối với trường hợp chuyển đổi từ ngành nghề khác như Kiến trúc, Cơ điện sang làm việc tại các cơ sở Nhà hàng - Khách sạn. Cần vượt qua kỳ thi và có chứng chỉ này trước khi làm thủ tục.
• Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật: Thông thường cần Foundation JFT-Basic hoặc JLPT N4 trở lên. Đây là tiêu chuẩn bắt buộc khi xin cấp visa Tokutei Gino. Trường hợp không có chứng chỉ tiếng Nhật, có thể thay thế bằng chứng chỉ Sankyu hoặc Senmon-kyu.
• Giấy tờ thuế thu nhập (Gensen Choshu-hyo): Cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ về thu nhập và tờ khai khấu trừ thuế tại các đơn vị đã từng làm việc trước đây.
• Lý lịch xin việc (Rirekisho): Trình bày rõ ràng quá trình học tập và công tác, kèm ảnh theo quy định.

2.3. Nhóm chuyển việc (Người đang đi làm tại Nhật)

Đối tượng này đã có kinh nghiệm và visa lao động (Engineer/Specialist in Humanities), mục tiêu là thay đổi môi trường làm việc. Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Lý lịch trích ngang (Rirekisho): Nhấn mạnh vào kinh nghiệm thực tế trong công việc thay vì chỉ liệt kê quá trình đào tạo. Cần làm nổi bật các thành tựu đã đạt được và những kỹ năng chuyên môn đã tích lũy.
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập (Gensen Choshu-hyo): Là loại giấy tờ chính thức trong Hệ thống Thuế Nhật Bản, ghi nhận số tiền thu nhập và số thuế đã đóng.
• Văn bằng trình độ cao nhất: Bằng tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng để đối chiếu với điều kiện của visa đang sử dụng và tiêu chuẩn tuyển dụng của doanh nghiệp mới.
• Thẻ cư trú người nước ngoài: Cần xác minh kỹ thời hạn còn lại của visa hiện hành để lên kế hoạch cho việc chuyển đổi hoặc gia hạn đúng lúc. Thẻ quá hạn sẽ tạo ra trở ngại trong quy trình chuyển công ty.
• Chứng chỉ ngôn ngữ: Bằng JLPT từ cấp độ N3 trở lên để bảo đảm khả năng trao đổi công việc với khách hàng và cộng sự. Nhiều vị trí đòi hỏi N2 hoặc N1.
• Chứng chỉ chuyên môn ngành ẩm thực: Trường hợp mong muốn chuyển sang visa Tokutei Gino, cần sở hữu Bằng Otoku (Chứng chỉ kỹ năng đặc định lĩnh vực dịch vụ ăn uống). Các chứng chỉ về an toàn thực phẩm và vệ sinh cũng được đánh giá cao.
• Chứng từ thu nhập (Gensen): Cần tập hợp đầy đủ các chứng từ về thu nhập từ tất cả các nơi đã và đang làm việc.

2.4. Nhóm visa gia đình/vợ chồng người Nhật

Đối tượng có visa phụ thuộc gia đình, không bị giới hạn giờ làm việc như du học sinh. Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Hồ sơ xin việc (Rirekisho): Cần ghi rõ loại visa đang nắm giữ và nhấn mạnh ưu điểm không bị giới hạn số giờ làm việc. Đây chính là điểm vượt trội so với nhóm du học sinh.
• Thẻ lưu trú ngoại kiều (Zairyu Card): Các loại visa "Dependent" hoặc "Spouse of Japanese National" cho phép làm việc full-time không cần thủ tục xin phép làm thêm bổ sung.
• Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật: JLPT N3-N2 tùy theo vị trí ứng tuyển, trình độ càng cao càng có lợi. Năng lực tiếng Nhật vững vàng sẽ mở rộng nhiều cơ hội việc làm hơn.
• Lý lịch công tác (nếu có): CV trình bày chi tiết các công việc đã đảm nhận tại Nhật Bản hoặc Việt Nam, bao gồm khoảng thời gian, chức danh và những đóng góp nổi bật.
• Văn bằng chuyên môn (nếu có): Tùy thuộc vào công việc mục tiêu, các bằng cấp liên quan sẽ nâng cao khả năng trúng tuyển.
• Chứng nhận trình độ ngoại ngữ: Bằng JLPT từ N3 trở lên để đảm bảo giao tiếp hiệu quả với thực khách và đồng nghiệp. Một số vị trí đặt tiêu chuẩn N2 hoặc N1.
• Chứng chỉ nghề nghiệp ngành F&B: Nếu có ý định chuyển sang visa Tokutei Gino, cần có Bằng Otoku (Chứng chỉ kỹ năng đặc định ngành dịch vụ ăn uống). Các chứng chỉ về an toàn vệ sinh thực phẩm cũng là điểm cộng.
• Giấy xác nhận thu nhập (Gensen): Cần tập hợp toàn bộ các giấy xác nhận thu nhập từ những nơi đã và đang làm việc.

Lưu Ý Chung Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ

• Tất cả giấy tờ nên được chuẩn bị đầy đủ và còn hạn sử dụng
• Một số công ty có thể yêu cầu thêm các giấy tờ bổ sung tùy theo vị trí và yêu cầu công việc cụ thể
• Nên chuẩn bị bản photo và bản gốc để xuất trình khi cần
• Giấy tờ bằng tiếng Việt có thể cần dịch thuật và công chứng
• Rirekisho nên viết bằng tay theo cách truyền thống Nhật Bản hoặc đánh máy nếu công ty cho phép

3. Các lưu ý vàng để hồ sơ xin việc không bị loại sớm

Nhiều ứng viên có năng lực tốt vẫn bị loại ngay từ vòng sơ tuyển không phải do thiếu kinh nghiệm hay kỹ năng, mà do những sai lầm cơ bản trong cách chuẩn bị hồ sơ. Dưới đây là 5 nguyên tắc quan trọng mà mọi ứng viên cần ghi nhớ để đảm bảo hồ sơ của mình vượt qua được bước đầu tiên:

3.1. Kiểm tra lỗi chính tả - Tuyệt đối không sai

Lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc dấu câu là "tội ác" không thể tha thứ trong hồ sơ xin việc. Một CV với lỗi chính tả gửi đi thông điệp rằng ứng viên thiếu cẩn thận, không chú ý đến chi tiết và không đầu tư thời gian cho công việc quan trọng. Đặc biệt đối với các vị trí yêu cầu kỹ năng giao tiếp, viết lách hoặc làm việc với khách hàng, lỗi chính tả có thể khiến bạn bị loại ngay lập tức.

Cách kiểm tra hiệu quả:

• Đọc kỹ CV ít nhất 3 lần, mỗi lần tập trung vào một khía cạnh: nội dung, chính tả, định dạng
• Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả tự động như Grammarly, Microsoft Word, hoặc Google Docs

3.2. Sự thống nhất thông tin giữa các giấy tờ

Một trong những lý do phổ biến khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ về tính trung thực của ứng viên là thông tin không khớp giữa các tài liệu. Ví dụ: tên trên CV là "Nguyễn Văn A" nhưng trên đơn xin việc lại là "Nguyễn A", hoặc ngày tháng năm sinh trong sơ yếu lý lịch khác với CCCD, thời gian làm việc trong CV không trùng khớp với thông tin trên LinkedIn.

Những thông tin cần kiểm tra sự thống nhất:

• Họ tên đầy đủ (đảm bảo giống 100% với CCCD)
• Ngày, tháng, năm sinh
• Số điện thoại và email liên lạc
• Địa chỉ thường trú và tạm trú
• Thời gian làm việc tại các công ty (tháng/năm bắt đầu và kết thúc)
• Chức danh và vị trí công việc
• Trình độ học vấn và thời gian học
• Tên công ty (đảm bảo viết đúng tên chính thức, không viết tắt tùy tiện)

3.3. Hình ảnh nghiêm túc và chuyên nghiệp

Ảnh trong hồ sơ xin việc không phải là ảnh trên mạng xã hội. Đây là ấn tượng đầu tiên về hình ảnh cá nhân của bạn trong mắt nhà tuyển dụng, do đó cần đặc biệt chú ý đến trang phục, biểu cảm và chất lượng ảnh.

Tiêu chuẩn ảnh thẻ cho hồ sơ xin việc:

• Kích thước: 3x4 cm hoặc 4x6 cm tùy yêu cầu
• Nền: trắng hoặc xanh nhạt, không có họa tiết
• Trang phục: áo sơ mi, áo vest, áo cổ cao hoặc đồng phục công sở; tránh áo thun, áo ba lỗ, áo quá gợi cảm
• Kiểu tóc: gọn gàng, lịch sự; nam nên cắt tóc ngắn, nữ nên buộc hoặc cột tóc gọn
• Trang điểm: nhẹ nhàng, tự nhiên; tránh trang điểm đậm hoặc màu mắt quá nổi
• Biểu cảm: mỉm cười nhẹ, tự tin; không cười toe toét cũng không căng thẳng
• Góc chụp: chụp thẳng, không nghiêng đầu; phần vai và ngực chiếm khoảng 1/3 dưới ảnh
• Chất lượng: ảnh rõ nét, không bị mờ, tối hoặc quá sáng

Những kiểu ảnh tuyệt đối không nên dùng:

• Ảnh selfie hoặc ảnh cắt từ ảnh tập thể
• Ảnh có người khác hoặc có nền phức tạp (quán cà phê, công viên)
• Ảnh có bộ lọc màu (filter) hoặc sticker
• Ảnh chụp từ mạng xã hội có logo Facebook, Instagram
• Ảnh chụp từ quá lâu (trên 2 năm), gương mặt thay đổi nhiều so với hiện tại

Chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh và chuyên nghiệp là bước đầu tiên quan trọng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Từ việc hiểu rõ các thành phần cần thiết đến cách tối ưu hồ sơ online với tên file chuẩn và dung lượng phù hợp, mỗi chi tiết đều thể hiện sự chỉn chu và tính chuyên nghiệp của bạn. Hãy đầu tư thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra kỹ càng và luôn có sẵn nhiều bộ hồ sơ dự phòng để sẵn sàng cho những cơ hội việc làm tốt nhất. GF Works chúc bạn thành công trong hành trình tìm kiếm công việc mơ ước!