Cách tự khai thuế ở Nhật: Hướng dẫn tự làm Kakutei Shinkoku online

07:07:31, 27 thg 8, 2026

Cách tự khai thuế ở Nhật (Kakutei Shinkoku) hiện nay đã được đơn giản hóa tối đa, cho phép người lao động tự chuẩn bị hồ sơ và kê khai trực tuyến ngay tại nhà mà không cần đến trực tiếp Sở thuế hay nhờ đến bên trung gian hỗ trợ. Đây là quy trình hành chính điện tử được Tổng cục Thuế Nhật Bản (NTA) vận hành thông qua hệ thống e-Tax, cho phép người nộp thuế thực hiện toàn bộ từ bước nhập dữ liệu thu nhập đến bước ký điện tử và gửi hồ sơ chỉ trong một phiên làm việc duy nhất trên thiết bị di động. Quan trọng hơn, thời hạn nộp tờ khai hàng năm là ngày 15 tháng 3, và việc hoàn thành đúng hạn giúp bạn nhận tiền hoàn thuế sớm nhất, tránh các khoản phạt tài chính phát sinh không đáng có.

Chỉ cần sở hữu thẻ My Number và điện thoại thông minh hỗ trợ NFC, bạn có thể dễ dàng đăng nhập vào hệ thống điện tử để tự thực hiện các bước khai hoàn thuế gia cảnh một cách chính xác và bảo mật. Trước khi bắt đầu điền thông tin trên e-Tax, bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giấy tờ gốc bao gồm phiếu tổng kết thu nhập Gensen Chouseihyo và các chứng từ chuyển tiền cho người thân ở Việt Nam. Hơn nữa, việc thiếu bất kỳ chứng từ nào trong số này đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải nộp bổ sung sau, kéo dài thời gian nhận tiền hoàn thuế.

Việc chủ động tự làm Kakutei Shinkoku online không chỉ giúp bạn nhận lại tiền thuế thu nhập đóng thừa một cách minh bạch mà còn tiết kiệm tối đa thời gian xếp hàng tại Sở thuế, đặc biệt trong mùa cao điểm khai thuế từ tháng 2 đến tháng 3 hàng năm. Dưới đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết từ danh mục hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện online từng bước, đến các sai lầm thường gặp cần tránh để bảo vệ hồ sơ lưu trú của bạn.

1. Hồ sơ cần chuẩn bị để tự khai thuế Kakutei Shinkoku gồm những gì?

Bạn bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ pháp lý về thu nhập và hóa đơn chuyển tiền thực tế trước khi bắt tay vào điền thông tin tự khai thuế ở Nhật, vì hệ thống e-Tax yêu cầu nhập chính xác từng con số từ các tài liệu gốc này và không cho phép bỏ trống hay ước tính.

Việc chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xét duyệt của Sở thuế diễn ra nhanh chóng. Danh mục các giấy tờ cốt lõi bao gồm hai nhóm chính là chứng từ thu nhập và chứng từ giảm trừ gia cảnh, được trình bày chi tiết trong các phần dưới đây.

1.1. Phiếu tổng kết thu nhập năm Gensen Chouseihyo là gì và lấy ở đâu?

Phiếu Gensen Chouseihyo (源泉徴収票) là chứng từ gốc do công ty cấp vào cuối năm, thể hiện rõ tổng thu nhập chưa thuế, số tiền thuế đã bị khấu trừ tại nguồn và số tiền bảo hiểm đã đóng trong suốt năm làm việc, và đây là tài liệu quan trọng nhất chứa tất cả các mã số bạn cần nhập vào tờ khai trực tuyến.

Đây là chứng từ nền tảng của toàn bộ quy trình khai thuế, và bạn không thể điền bất kỳ thông tin nào vào tờ khai e-Tax nếu thiếu tài liệu này. Cụ thể hơn, phiếu Gensen Chouseihyo có những đặc điểm và cách lấy như sau:

Mỗi công ty cấp một tờ phiếu riêng biệt: Nếu trong năm bạn làm việc cho nhiều hơn một công ty (bao gồm cả công ty cũ đã nghỉ), mỗi đơn vị đều phải cấp cho bạn một tờ phiếu Gensen riêng. Khi khai thuế, bạn phải nhập đầy đủ thông tin từ tất cả các phiếu này để tổng hợp thu nhập toàn năm chính xác.
Thời gian nhận phiếu: Phiếu Gensen thường được phát hành cùng với đợt nhận lương tháng 12 hoặc trong tháng 1 năm sau, tùy theo chính sách của từng công ty. Một số công ty gửi phiếu qua email hoặc tải lên hệ thống nội bộ thay vì phát bản giấy trực tiếp.
Cách xử lý khi làm mất hoặc chưa được cấp: Bạn có quyền yêu cầu bộ phận nhân sự (Jinji Bukaibu) cấp lại phiếu Gensen theo quy định của Luật thuế Nhật Bản, và công ty bắt buộc phải thực hiện yêu cầu này trong vòng thời gian hợp lý.
Trường hợp công ty cũ đã phá sản hoặc cố tình không cấp: Người lao động cần mang toàn bộ bảng lương hàng tháng (Kyuyo Meisai) trong năm đó đến Sở thuế (Zeimusho) để nhận đơn hỗ trợ can thiệp. Nhân viên Sở thuế sẽ hỗ trợ xác minh và tái tạo thông tin thu nhập dựa trên chứng từ bảng lương thay thế cho phiếu Gensen gốc.

Bảng dưới đây tóm tắt các thông số quan trọng nhất trên phiếu Gensen Chouseihyo mà bạn cần tìm và nhập vào tờ khai e-Tax:

Ký hiệu trên phiếu	Ý nghĩa	Dùng để làm gì trong khai thuế
支払金額 (Shiharai Kingaku)	Tổng thu nhập chưa thuế cả năm	Nhập vào ô "Tổng thu nhập" trên e-Tax
源泉徴収税額 (Gensen Choshu Zeigaku)	Số tiền thuế đã bị khấu trừ tại nguồn	Cơ sở để tính số tiền hoàn thuế
社会保険料等の金額 (Shakai Hokenryo)	Tổng số tiền bảo hiểm xã hội đã đóng	Khoản được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế
給与所得控除後の金額 (Kyuyo Shotoku)	Thu nhập sau khi đã trừ chi phí lao động	Cơ sở để tính thuế thực tế phải nộp

1.2. Cần những giấy tờ chứng minh nào để hoàn thuế giảm trừ gia cảnh cho người thân?

Có 2 nhóm giấy tờ bắt buộc để làm thủ tục giảm trừ gia cảnh bao gồm giấy tờ chứng minh quan hệ ruột thịt và hóa đơn chuyển tiền sinh hoạt phí quốc tế hợp pháp sang Việt Nam trong năm tính thuế, và cả hai nhóm này đều phải được scan hoặc chụp ảnh rõ nét để đính kèm vào hồ sơ điện tử.

Toàn bộ chứng từ này phải được chuẩn bị trước khi bắt đầu điền tờ khai, vì hệ thống e-Tax yêu cầu đính kèm file ảnh hoặc PDF của từng loại giấy tờ tương ứng với từng người phụ thuộc bạn khai báo. Danh mục chi tiết như sau:

Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình: Sổ hộ khẩu gia đình, Giấy khai sinh (để chứng minh quan hệ con cái với bố mẹ) hoặc Giấy chứng nhận kết hôn (nếu khai báo vợ/chồng là người phụ thuộc). Tất cả các tài liệu tiếng Việt này phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật bởi đơn vị dịch thuật có tư cách pháp lý. Giấy tờ không có bản dịch công chứng sẽ bị Sở thuế từ chối ngay lập tức.
Chứng từ chuyển tiền sinh hoạt phí: Hóa đơn chuyển khoản quốc tế phải hiển thị rõ ràng tên người gửi (là bạn) và tên người nhận tiền (là người thân đã đăng ký phụ thuộc), số tiền, ngày giao dịch và tên công ty dịch vụ chuyển tiền. Mỗi giao dịch chuyển tiền trong năm đều cần giữ lại biên lai đầy đủ, không được thiếu bất kỳ lần nào.
Yêu cầu bắt buộc về hình thức chuyển tiền: Giao dịch chuyển tiền bắt buộc phải thực hiện thông qua các tổ chức tài chính được cấp phép hoạt động tại Nhật Bản như SBI Remit, Dcom Money Express, Smiles, Kyodai Remit hoặc các ngân hàng quốc tế có chi nhánh tại Nhật. Tuyệt đối không chấp nhận hình thức chuyển tiền tay ba, nhờ người cầm hộ tiền mặt hay giao dịch không có chứng từ điện tử, vì những hình thức này không được Sở thuế công nhận là bằng chứng hợp lệ.
Mức chuyển tiền tối thiểu để được xét duyệt: Theo luật thuế hiện hành áp dụng tại Nhật Bản, mức chuyển tiền tối thiểu để được xét giảm trừ đối với người thân trong độ tuổi từ 30 đến 69 là 38 vạn Yên mỗi người mỗi năm. Đối với người phụ thuộc trên 70 tuổi (nhóm kính lão), mức giảm trừ được nâng lên cao hơn và đây là nhóm mang lại lợi ích giảm thuế lớn nhất cho người lao động.

2. Quy trình các bước tự làm Kakutei Shinkoku online

Quy trình tự làm Kakutei Shinkoku online được thực hiện trực tiếp trên cổng thông tin điện tử chính thức của Tổng cục Thuế Nhật Bản (確定申告書等作成コーナー) mà không cần phải đến trực tiếp cơ quan thuế hành chính, với tổng thời gian hoàn thành từ 30 đến 60 phút nếu bạn đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.

Kết hợp tham khảo từ nguồn tài liệu uy tín về hướng dẫn hỗ trợ cuộc sống Nhật Bản (gf-support.com) và quy chuẩn vận hành của e-Tax, lộ trình kê khai trực tuyến bằng điện thoại bao gồm các bước chuẩn hóa dưới đây.

2.1. Có thể tự khai thuế online bằng điện thoại thông minh được không?

Có, bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện toàn bộ quy trình khai thuế trực tuyến trên điện thoại thông minh thông qua việc tích hợp đầu đọc chip NFC của thẻ My Number và ứng dụng kết nối Mynaportal, với kết quả là hồ sơ được gửi ngay lập tức đến Sở thuế mà không cần in ấn hay gửi bưu điện.

Phương thức khai thuế qua điện thoại này giúp lược bỏ hoàn toàn bước ký tên thủ công và gửi bưu điện truyền thống, rút ngắn thời gian xử lý đáng kể. Tuy nhiên, để triển khai được, điện thoại và tài khoản của bạn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật sau:

Điều kiện về thiết bị di động: Điện thoại của bạn phải hỗ trợ tính năng NFC (đầu đọc thẻ không tiếp xúc, tương tự như hình thức quét Apple Pay hoặc Samsung Pay). Hầu hết các smartphone Android từ năm 2018 trở lên và iPhone từ dòng iPhone 7 trở lên đều hỗ trợ tính năng này. Bạn có thể kiểm tra bằng cách vào Cài đặt và tìm mục NFC hoặc Chia sẻ không dây.
Điều kiện về ứng dụng: Bạn cần cài đặt sẵn ứng dụng MynaPortal (マイナポータル) từ App Store hoặc Google Play và đã hoàn tất đăng nhập tài khoản bằng thẻ My Number từ trước. Ứng dụng này đóng vai trò là cầu nối giữa chip trên thẻ My Number vật lý và hệ thống dữ liệu hành chính điện tử của Nhật Bản.
Điều kiện về mật khẩu bảo mật: Bạn phải nhớ chính xác mật khẩu chữ ký điện tử, còn gọi là Mã PIN từ 6 đến 16 ký tự kết hợp chữ in hoa và số, được thiết lập khi làm thẻ My Number tại tòa thị chính (Shiyakusho). Đây là điểm mấu chốt mà nhiều người lao động quên mất, dẫn đến không thể hoàn tất quy trình ký điện tử và phải đi đặt lại mật khẩu trực tiếp tại Shiyakusho trước khi tiếp tục.

Khi quét thẻ My Number thành công, hệ thống sẽ tự động đồng bộ họ tên, địa chỉ cư trú hiện tại và mã số thuế cá nhân của bạn vào biểu mẫu khai thuế mà không cần nhập tay, giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công.

2.2. Các bước điền thông tin thu nhập và tiền hoàn thuế trên hệ thống e-Tax diễn ra như thế nào?

Các bước điền dữ liệu trên eTax yêu cầu bạn nhập chính xác các thông số tiền tệ từ phiếu Gensen Chouseihyo và đính kèm số tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn thuế đóng thừa, và toàn bộ quy trình này được thực hiện tuần tự trên giao diện tiếng Nhật của Sở thuế theo 5 bước chuẩn hóa.

Trình tự thao tác cụ thể trên hệ thống e-Tax như sau:

Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống. Truy cập trang chủ kê khai thuế của Tổng cục Thuế Nhật Bản tại địa chỉ確定申告書作成コーナー (www.nta.go.jp). Chọn mục "Tạo tờ khai thuế" (作成を開始する) rồi chọn phương thức đăng nhập bằng thẻ My Number. Đặt điện thoại lên thẻ để hệ thống quét chip NFC và xác thực danh tính của bạn.
Bước 2: Nhập thông tin thu nhập từ phiếu Gensen. Chọn hạng mục Thuế thu nhập cá nhân (所得税). Tại trang nhập thu nhập, điền số tiền tại mục "Tổng thu nhập" (支払金額) và số thuế đã khấu trừ (源泉徴収税額) từ phiếu Gensen vào các ô tương ứng. Nếu bạn có nhiều tờ phiếu Gensen từ nhiều công ty, hãy chọn "Thêm nguồn thu nhập" và nhập lần lượt từng tờ.
Bước 3: Khai báo giảm trừ gia cảnh cho người thân ở Việt Nam. Tại mục giảm trừ gia cảnh (扶養控除), chọn "Thêm người phụ thuộc" và điền họ tên bằng chữ Katakana, ngày tháng năm sinh và quan hệ với bạn (bố, mẹ, vợ, chồng). Tiếp theo, nhập tổng số tiền đã chuyển khoản cho người thân đó trong năm và đính kèm file ảnh chứng từ chuyển tiền cùng bản dịch giấy tờ quan hệ gia đình.
Bước 4: Kiểm tra số tiền hoàn thuế và nhập thông tin tài khoản ngân hàng. Sau khi nhập đầy đủ thông tin, hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị số tiền thuế được hoàn lại tại mục "Hoàn thuế" (還付される金額). Tại ô nhập tài khoản, điền tên ngân hàng (ví dụ: bưu điện Yucho Bank hoặc ngân hàng thương mại khác tại Nhật), tên chi nhánh và số tài khoản cá nhân chính xác. Lưu ý tài khoản này phải là tài khoản đứng tên bạn tại Nhật Bản, không thể chuyển về tài khoản Việt Nam.
Bước 5: Ký điện tử và gửi hồ sơ. Nhập mã PIN chữ ký số (6 đến 16 ký tự) để ký điện tử xác nhận tờ khai. Sau khi ký xong, nhấn nút "Gửi dữ liệu" (送信) để hoàn tất quy trình trực tuyến. Hệ thống sẽ hiển thị mã số xác nhận gửi thành công, bạn nên chụp ảnh màn hình này lưu lại để đối chiếu khi cần. Khoản tiền hoàn thuế thường sẽ được tự động chuyển về tài khoản của bạn sau 2 đến 3 tuần làm việc nếu hồ sơ không có sai sót cần bổ sung.

3. Những sai lầm dẫn đến việc tự khai thuế ở Nhật bị từ chối hoặc bị phạt tiền

Việc thiếu kiến thức hoặc cố tình làm sai lệch thông tin khi tự khai thuế ở Nhật sẽ dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng về mặt pháp lý và tài chính, từ bị từ chối hoàn thuế đến bị truy thu tiền phạt và ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ gia hạn visa.

Phần nội dung bổ trợ chuyên sâu này sẽ phân tích những góc khuất vi mô, lỗi kỹ thuật hệ thống và các điểm lưu ý cốt lõi dựa trên các thuộc tính hiếm gặp để giúp bạn bảo vệ hồ sơ lưu trú của mình.

3.1. Tại sao việc khai trùng người phụ thuộc giữa hai anh em lại bị Sở thuế đánh dấu vi phạm?

Lỗi khai trùng người phụ thuộc (Double Claim Error) xảy ra khi hai người con cùng làm việc tại Nhật nhưng cùng đăng ký giảm trừ gia cảnh cho một đối tượng bố hoặc mẹ ở Việt Nam trong cùng một năm tính thuế, và đây là lỗi bị hệ thống e-Tax phát hiện tự động thông qua thuật toán quét mã số định danh cá nhân.

Theo luật thuế Nhật Bản, một người phụ thuộc chỉ được đem lại quyền lợi giảm trừ thuế cho một cá nhân duy nhất đóng thuế. Nếu hệ thống phát hiện mã số định danh của người mẹ xuất hiện trên tờ khai của cả anh và em, Sở thuế sẽ phát lệnh từ chối hồ sơ hoặc gửi giấy truy thu thuế (Tokatsusho) cho một trong hai người. Để tránh lỗi này, hai anh em cần thống nhất trước khi khai: người anh khai phụ thuộc cho bố, người em khai phụ thuộc cho mẹ, tuyệt đối không gộp chung cùng một đối tượng.

3.2. Lỗi khóa tài khoản e-Tax do nhập sai mật khẩu My Number quá 5 lần xử lý thế nào?

Lỗi khóa chip thẻ (Account Locked) là cơ chế bảo mật tự động kích hoạt khi người dùng nhập sai mật khẩu chữ ký số quá 5 lần liên tiếp trong quá trình xác thực tờ khai điện tử, và bạn không thể tự khôi phục trực tuyến mà phải thực hiện quy trình mở khóa trực tiếp tại cơ quan hành chính.

Bạn bắt buộc phải cầm theo thẻ My Number vật lý và thẻ ngoại kiều (Residence Card) đến trực tiếp văn phòng hành chính quận/thành phố (Shiyakusho) nơi mình đăng ký cư trú. Tại đây, điền biểu mẫu xin đặt lại mật khẩu chữ ký số. Nhân viên hành chính sẽ xác minh danh tính và mở khóa chip trên thẻ tại chỗ. Sau khi mở khóa thành công, bạn mới có thể quay trở lại ứng dụng e-Tax để tiếp tục tiến trình gửi tờ khai.

3.3. Chậm nộp tờ khai Kakutei Shinkoku sau ngày 15 tháng 3 sẽ phải chịu những hình phạt nào?

Việc nộp chậm tờ khai thuế sau thời hạn quy định (sau ngày 15/3 hàng năm) sẽ khiến bạn bị chuyển từ diện "Khai thuế đúng hạn" sang diện "Quá hạn" và phải chịu các khoản phạt tài chính lũy tiến tăng dần theo số ngày trễ hạn, cụ thể là mức phạt từ 15% đến 20% tổng số tiền thuế phải nộp cho khoản Thuế quá hạn (Mushinkoku Kasanzei), cộng thêm tiền lãi phát sinh lũy tiến theo từng ngày với lãi suất lên đến 7,3% mỗi năm cho 2 tháng đầu và vọt lên 14,6% mỗi năm cho các tháng tiếp theo. Nguy hiểm hơn, vệt đen nợ thuế quá hạn này sẽ lưu trực tiếp trên hệ thống dữ liệu hành chính công, trở thành lý do hàng đầu khiến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) đánh trượt hồ sơ xin gia hạn visa hoặc xin tư cách vĩnh trú của bạn trong tương lai.

Tóm lại, việc chủ động tìm hiểu và áp dụng đúng Cách tự khai thuế ở Nhật không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê dịch vụ ngoài mà còn đảm bảo nhận lại tối đa các khoản tiền giảm trừ thuế chính đáng. Dù quy trình ban đầu có thể gặp chút bỡ ngỡ về ngôn ngữ, nhưng khi đã quen với hệ thống khai báo điện tử (e-Tax) hoặc nộp tờ khai trực tiếp, bạn sẽ hoàn toàn làm chủ được nghĩa vụ và quyền lợi tài chính của mình tại Nhật. Chúc các bạn thực hiện thành công và thuận lợi!

GF Works

Chào bạn! Chúng mình là GF Works.
GF Works chuyên hỗ trợ giới thiệu việc làm ngành Kỹ năng đặc định (Nhà hàng & Chế biến thực phẩm), hỗ trợ xin Visa và đồng hành cùng các bạn trong suốt quá trình sinh sống, làm việc tại Nhật Bản cũng như các bạn đang ở Việt Nam, Myanmar, Indonesia.

【GF Works – Bệ phóng sự nghiệp với hơn 5.000 học viên thành công】
Không chỉ vận hành hơn 200 nhà hàng tại Nhật Bản và Việt Nam, chúng mình còn là đối tác tuyển dụng tin cậy của hơn 5.000 doanh nghiệp lớn nhỏ. Hiểu được những khó khăn khi xa quê hương, GF Works cam kết mang đến sự hỗ trợ toàn diện nhất để các bạn yên tâm lập nghiệp:

✅ Tư vấn việc làm miễn phí
✅ Hỗ trợ gặp gỡ định kỳ & tư vấn khi gặp khó khăn (an tâm ngay cả sau khi vào làm)
✅ Hỗ trợ SIM giá rẻ & tìm phòng tại Nhật
✅ Giới thiệu thẻ tín dụng dành cho người nước ngoài

Nếu bạn đang quan tâm đến công việc Tokutei ngành Nhà hàng hoặc Chế biến thực phẩm, đừng ngần ngại nhắn tin ngay cho GF Works nhé!
Chúng mình sẽ tư vấn chi tiết về mức lương, chế độ đãi ngộ và hỗ trợ bạn hết mình!