電子帳簿保存法は「紙が全部NG」は誤解｜飲食企業が見直すべきポイント

「電子帳簿保存法で紙の書類が全部ダメになったんですよね？」——飲食チェーンの本部担当者からこのような質問を受けることがあります。この誤解は広く根付いており、「全部電子化しなければならない」というプレッシャーから、必要以上のシステム投資を急ごうとしているケースも見受けられます。

結論から言えば、電子帳簿保存法（電帳法）の2024年改正で義務化されたのは「電子取引のデータ保存」のみです。紙で受け取った請求書・領収書はこれまでと同様に紙で保存できますし、帳簿をわざわざ電子化する義務も生じていません（国税庁資料より。詳細は顧問税理士・管轄税務署へご確認ください） 

この記事では、電帳法の3つの区分（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存）を飲食企業の実務に即して整理し、本部・店舗・会計事務所がそれぞれ何をすべきかの役割分担を明確にします。制度の詳細は専門家・税務署への確認を前提に、実務上の混乱を整理することを目的としています。

「紙が全部NG」は誤解——電帳法の3区分を整理する

電子帳簿保存法は、書類の保存方法を3つの区分で定めています。それぞれの区分で「義務かどうか」「対象となる書類は何か」が異なります。

3つの区分と義務・任意の違い

2024年1月から義務化されたのは③のみです。①と②は任意であり、「やりたい企業は対応できる」という位置づけです（弥生・KDDI資料より）。「紙が全部NGになった」という誤解は、③の義務化を①②にまで拡大解釈したことから生まれています。

飲食企業での「電子取引」に該当するのはどんな書類か

③の電子取引データ保存の義務化で影響を受けるのは、「電子データでやり取りした書類」です。飲食業界でよくある電子取引の例は以下の通りです。あくまで一般的な例であり、自社の取引形態によって異なります。

一方で、以下は電子取引には該当しません。

「紙でやり取りしたものをデータ化する義務はない」（KDDI資料より）というのが制度の基本的な考え方です。

電子取引データの保存ルール——何をどう保存すればいいか

電子取引データを保存する際は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2点を満たす必要があります（国税庁・各種専門家資料より）。

真実性の確保：
データが改ざんされていないことを証明する

以下のいずれかの方法で対応できます（すべてを満たす必要はありません）。

最もシンプルな対応は、クラウド会計ソフト等の「訂正削除履歴が残るシステム」を使うか、事務処理規程を作成することです。特別なシステムがなくても、規程を作成することで対応できます（税理士・専門家資料より）。

可視性の確保：
税務調査ですぐに検索・表示できる状態にする

電子取引データは、以下の3項目で検索できる状態で保存することが必要です。

検索できる状態にする方法として、クラウドシステムを使う方法以外に、「ファイル名に日付・金額・取引先を含める（例：20241031_A社_請求書_50000円）」という方法もあります。ただし売上高の規模によっては一部の要件が緩和される場合もあります。詳細は顧問税理士・管轄税務署に確認してください。

猶予措置について——「相当の理由」がある場合は

2024年1月以降も、一定の条件を満たす事業者には猶予措置が認められています（国税庁資料・freee資料より）。猶予措置が認められる要件は以下の2点です。

・税務調査の際に、電子取引データのダウンロードと、そのデータをプリントアウトした書面の掲示・提出に応じられる状態にある場合 

⚠️猶予措置に関する重要な注意事項

・猶予措置は「要件を満たせない相当の理由」が必要であり、単に「対応が面倒だから」では認められない

・猶予措置を適用する場合でも、電子取引データはダウンロードできる状態で保存しておく必要がある

・自社に猶予措置が適用されるかどうかは、顧問税理士・管轄税務署に必ず確認してください

・2026年度税制改正の動きもあるため、国税庁の公式サイトで最新情報を確認することを推奨

飲食チェーン本部・店舗・会計事務所の役割分担

飲食チェーンにおいて電帳法対応を機能させるには、本部・店舗・会計事務所それぞれの役割を明確にすることが重要です。特に多店舗展開している場合、店舗ごとの対応にバラツキが生まれやすいため、本部が統一ルールを示す必要があります。

本部の役割

店舗の役割

会計事務所の役割

飲食企業がよくやってしまう対応ミスと防ぎ方

ミス①「全部電子化しなければいけない」と思って不要なシステムを導入した

電帳法の義務化範囲は電子取引データのみです。紙で受け取った書類のスキャナ保存や、帳簿の電子化は任意です。「法律に対応するため」という理由でシステムを急いで導入する前に、自社でどの区分の対応が必要かを整理してください。

ミス②　メール添付の　PDF請求書を印刷して紙で保存し続けた

2024年1月以降、電子取引でやり取りした書類は電子データのまま保存することが義務化されています。メールに添付されたPDF請求書を受け取って紙に印刷し、紙で保存する方法は原則として認められなくなっています。受け取った電子データは電子データのままフォルダに保存することが必要です。

ミス③　ファイル管理がバラバラで、税務調査時に検索できない

電子取引データは「日付・取引先・金額」で検索できる状態での保存が求められます。店舗ごとにファイル名のルールがバラバラだと、本部が横断的に管理できず、税務調査時に対応が困難になります。本部がファイル命名規則を統一するか、一元管理できるシステムを使うことで解決できます。

ミス④　会計事務所への電子データの送り方を決めていなかった

電子取引データを会計事務所に渡す際の方法（メール・クラウド共有・USB等）・タイミング・ファイル形式を事前に合意していないと、月次の経理処理がスムーズに進みません。会計事務所との間で「何を・いつ・どの形式で渡すか」を明文化しておくことが実務上の効率化につながります。

「自社の取引形態でどこまで対応が必要かわからない」「本部・店舗・会計事務所の役割分担を整理したい」という場合は、顧問税理士への相談が最も確実です。まるっと飲食情報局ではDX・業務効率化に関する情報も継続発信しています。

まるっと飲食情報局では、飲食店の業務効率化・DX活用・制度対応に関する記事を継続的に発信しています。以下から、関連する記事をご覧ください。 

よくある質問

紙で受け取った請求書は電子化しなければいけませんか？

いいえ、義務ではありません。紙で受け取った請求書・領収書・納品書等は、これまで通り紙のまま保存することができます。スキャナ保存（紙をスキャンして電子データとして保存する）は任意の対応です。ただし、電子取引（メールのPDF請求書等）で受け取った書類は電子データのまま保存することが必要です。

会計ソフトを使って作成した帳簿は、電子データで保存しなければいけませんか？

義務ではありません。電子帳簿等保存（会計ソフトで作成した帳簿をデータのまま保存する）は任意の対応です。紙に印刷して保存することも引き続き認められています。ただし、電子データで保存した方が検索・活用の面で効率的なため、多くの企業が任意で移行しています。

小規模な店舗でも電子帳簿保存法の対応は必要ですか？

電子帳簿保存法は事業規模にかかわらず、すべての法人・個人事業主が対象です。ただし電子取引データ保存の検索要件については、売上高が一定以下の小規模事業者には一部の要件が緩和される場合があります（弥生・専門家資料より）。自社の規模・状況での適用範囲は顧問税理士または管轄税務署に確認してください。

システムを導入しないと電子帳簿保存法に対応できませんか？

必ずしもシステムは必要ありません。電子取引データは「ファイル名に日付・取引先・金額を含める」というルールを設けることで、システムなしでもフォルダ管理で対応できる場合があります。また、「電子取引データの訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作成・運用することで、真実性の確保の要件を満たすことができます。システムが必要かどうかは、取引量・管理の煩雑さ・コストを勘案して判断してください。

既存の紙の書類を電子化する必要はありますか？

過去に紙で保存してきた書類を電子化する義務はありません（専門家資料より）。2024年1月以降に電子データで授受した取引書類から、電子データでの保存が必要です。すでに紙で保存してある書類はそのまま保管し続けることができます。

まとめ｜電帳法の「義務」と「任意」を正しく分けて対応する

電子帳簿保存法で「紙が全部NGになった」という誤解が広まっていますが、2024年の改正で義務化されたのは「電子取引データ保存」のみです。飲食企業として最低限対応が必要なのは、以下の2点に集約されます。

①　メール添付のPDF請求書・ECサイトの領収書等、電子データでやり取りした書類は電子データのまま保存する

②　保存したデータが「日付・取引先・金額」で検索できる状態にする（ファイル命名規則またはシステムで対応）

紙で受け取った書類はこれまで通り紙のまま保存でき、帳簿の電子化も任意です。「全部電子化しなければ」というプレッシャーで不要なシステム投資に走る前に、自社の取引形態を整理し、会計事務所・顧問税理士と役割分担を明確にすることが実務上の最短ルートです。

なお、本記事の内容は一般的な情報の整理を目的としており、具体的な税務判断については顧問税理士・管轄税務署への確認を必ず行ってください。

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佐野　美涼

マレーシアの大学で国際ビジネスを学び、現在は日本の良さを海外へ届けるためにインターンシップを行っています。情報があふれる時代だからこそ、「わかりやすく」「ちょっと背中を押してくれる」記事を届けたいと思っています。

佐野　美涼

マレーシアの大学で国際ビジネスを学び、現在は日本の良さを海外へ届けるためにインターンシップを行っています。情報があふれる時代だからこそ、「わかりやすく」「ちょっと背中を押してくれる」記事を届けたいと思っています。