2025/10/21
「アルバイトにシフト管理を任せてもいいのか知りたい」
「忙しくシフト管理が難しい場合の対処法を知りたい」と思っていませんか？
正社員と比べて、社会的責任が伴いにくいアルバイトにシフト管理を任せてしまうと、シフトが円滑に回らない場合があったり、悪気はなくても法令違反が起きていたり、店の利益に影響を及ぼすおそれがあります。
本記事では、シフト管理は誰が行うべきなのか、その理由や効率化のコツ、おすすめのシフト管理アプリまで解説しています。
特に飲食業界においては、雇用形態や勤務形態が複雑化しており適切なシフト管理、勤怠管理体制の構築は大きな課題です。加えて人材不足解消のために外国人人材の登用を検討されていますが外国人人材であっても国内で働く場合は労働基準法が適用されることから雇用を受入れる企業の体制構築は人材活用と切り離せない課題の一つです。
G-FACTORY株式会社では、飲食業界の人材不足を解消するため外国人人材の採用支援から就労者の在留資格・特定技能ビザ取得支援、36協定、勤怠管理、給与計算をはじめとする労務管理の整備アドバイスなど企業側の受入支援まで外国人人材の採用サポートを一気通貫で行っています。
自社の飲食店で、外国人材による人材不足の解消を図りたい企業様は、以下のページからお気軽のご連絡ください。
【結論】シフト管理はアルバイトに任せない
結論、公平性や透明性を確保するため、全体の状況を把握できる責任者がシフトを作成するべきです。シフト管理は、売上や人件費を含む事業計画と密接に関係しており、責任者が担当するべき重要な業務です。
また、労働基準法や就業規則に基づいた適切な運用が必要不可欠であり、専門的な知識が求められます。アルバイトにシフト管理を任せた場合、法律違反や職場内のトラブルが発生するリスクが高まり、責任の所在も曖昧になりかねません。
責任者がシフト管理を行うことで、コンプライアンス遵守を徹底し、公平で円滑な店舗運営を実現できるでしょう。
シフト管理の担当者になり得る役職
アルバイト以外が適任ということで、シフト管理の担当者はどのような役職が適任なのでしょうか？
ここでは、シフト管理の担当者になりうるそれぞれの役職の特徴を紹介します。
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• 店長・マネージャー
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• 本部の社員
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• アルバイト・パート
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店長・マネージャー
店長・マネージャーは、店舗の営業状況や目標、従業員の能力や希望を総合的に判断できるため、シフト変更やトラブル対応など、迅速に現場での対応が可能です。
公平な判断を下せる人材が担当することで、職場の士気や従業員満足度の向上につながります。
ただ、店長やマネージャーポジションは、シフト作成に加え多くの業務も抱えているため、負担が大きくなる可能性も考慮しなければなりません。
負担軽減のためには、後述するシフト管理ツールの活用が有効です。
本部の社員
店舗本部の社員は、コールセンターなど、大人数のシフト管理を行う権限を有しているため、雇用契約や労働基準法を遵守しつつ、シフトを円滑に進められる可能性を秘めています。
また、店舗間で一元化されたシステムを導入する権利もあるため、店舗全体のシフト管理を標準化できるメリットもあります。
ただ、その分失敗したときのリスクも大きくなるため、現場の実態を把握した人材を採用しなければいけません。
アルバイト・パート
店長がシフト管理まで手が回らない場合、バイトリーダーやベテランスタッフが一任されるケースがあります。
ただ、基本的にアルバイト・パートの方は、雇用契約や法律を細部まで理解しきれていない傾向にあり、知らずのうちに法律違反となるシフトを作成するおそれがあります。
また、本部や店長との情報共有が難しいため、トラブル発生時に解決が遅れる可能性もあります。
アルバイト・パートにシフト管理を任せる場合は、十分な教育とサポート、そして責任者による最終確認が不可欠です。
シフト管理をアルバイトに任せてはいけない4つの理由
続いて、シフト管理をアルバイトに任せてはいけない理由を4つの観点から解説します。
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• 雇用契約の内容が把握されていない可能性がある
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• 法律を意識した対応が難しい
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• 本部との情報共有が不十分になる可能性がある
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• 職場の人間関係悪化につながる可能性がある
雇用契約の内容が把握されていない可能性がある
アルバイトの方は雇用契約の内容を把握していないため、シフト管理を任せると、不平不満が続出するシフトとなる可能性があります。
例えば、契約で週20時間までとされているアルバイトに、週25時間のシフトを組んでしまうなど、雇用契約に違反するシフトが組まれた場合、再度シフトを調整する必要があります。
シフト管理には、従業員の雇用契約内容の把握が必要であるため、勤務時間や休日、残業、有給休暇などの詳細は、店長や本部が把握している場合が多いです。
アルバイトに任せず、現場の雇用状況を理解した人材を担当者にしましょう。
法律を意識した対応が難しい
シフト管理には労働基準法や労働契約法の遵守が求められるため、法律に関する知識が不足しているアルバイトに一任すると、法的なトラブルを招くおそれがあります。
仮に法律違反したシフトで指摘されてしまうと、店長や本部による確認が必要になり、結果的に店舗として非効率な業務に発展してしまいます。
本部との情報共有が不十分になる可能性がある
アルバイトは本部との連携が薄い立場であるため、情報共有が不十分となり、店舗の営業状況や目標に合わせたシフトを組めないおそれがあります。
例えば、本部の指示によるキャンペーン期間中のシフト調整が、アルバイトに正しく伝わらない可能性があります。
情報共有が不足すると、店舗の売上自体に悪影響を与える可能性も考えられるため、売上面でもシフト管理を実施する人材は慎重に考慮しましょう。
職場の人間関係悪化につながる可能性がある
職場の人間関係を深く知らないアルバイトが、シフト管理を実施してしまうと、人間関係の悪化から労働環境が劣悪となるおそれがあります。
仲の良いアルバイトにばかり希望のシフトを割り当てたり、苦手なアルバイトに負担の大きいシフトを押し付けたりする可能性があります。
不平不満が飛び交うシフトが続くと、職場全体の士気や協力関係に悪影響を与え、離職率の上昇を招くこともあるため、注意が必要です。
アルバイトのシフト管理を効率化する5つのコツ
続いて、アルバイトのシフト管理を効率化するための5つのコツを紹介します。
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• 雇用契約内容を明確にする
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• 希望シフトの申請を簡単にする
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• アルバイトとの良好な関係を築く
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• アルバイトに適切な教育と情報共有を行う
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• シフト管理ツールを導入する
雇用契約内容を明確にする
労働条件は書面で明確にし、双方が合意しておくことが重要です。労働時間や休日、有給休暇など、シフト作成に影響する要素を事前に確認しましょう。
所得制限（103万円の壁など）に留意し、必要な調整を行う必要もあります。曖昧な条件や口頭の合意を避け、トラブル防止のために記録を残すことを徹底しましょう。
外国人労働者の場合、ビザの条件によって就労可能な時間数に制限がある場合もあるため、注意が必要です。
希望シフトの申請を簡単にする
スマートフォンアプリやシステムを導入すると、希望シフトの申請が簡単となり、そもそもシフト管理担当者をアサインする必要がなくなります。
提出期限やフォーマットを統一し、管理者の負担を軽減できるためです。
また、アプリを使うことで、提出状況のリアルタイム把握やシフト提出を促すリマインダー機能を活用して、シフト作成漏れを防ぐことも効果的です。
アルバイトとの良好な関係を築く
日常的なコミュニケーションを通じて、個々の状況や希望を把握しましょう。社員とアルバイト間の軋轢を防ぐために、公平な職場環境を整備することも重要です。
感謝や励ましの言葉を伝え、スタッフのモチベーションを高めましょう。トラブル時の柔軟な対応を心がけ、信頼関係を築くことで、シフトに関する相談や変更依頼もスムーズとなります。
アルバイトに適切な教育と情報共有を行う
新人教育や定期的なフォローアップを行い、信頼できる人材を育成しましょう。マニュアルや動画を活用することで、教育負担を軽減できます。
店舗情報や業務内容の変更を迅速に共有できる仕組みを整えることも大切です。教育を通じて責任感を高め、シフト変更時の対応力を向上させることで、シフト管理の負担を軽減することにつながります。
シフト管理ツールを導入する
シフト管理ツールの導入も、アルバイトのシフト管理を容易にする方法です。表作成や調整を自動化できるシステムの導入を検討してみましょう。
労働時間の追跡機能で法的な遵守を確保し、リアルタイムで更新できるクラウドベースのツールがおすすめです。コミュニケーションツールと統合し、連絡や調整を効率化することで、さらにスムーズなシフト管理を実現できます。
アルバイトのシフト管理におすすめのアプリ・ツール5選
最後にアルバイトのシフト管理におすすめのアプリ・ツールを5つ紹介します。それぞれの機能や特徴を比較し、自店に最適なツールを選びましょう。
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• ジンジャー勤怠｜スマホで操作可能な勤怠管理とシフト作成アプリ
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• bizpla（ビズプラ）シフト｜直感的に操作可能なパズル感覚のシフト作成アプリ
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• はたLuck｜多店舗運営に特化したシフト作成・管理アプリ
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• Airシフト｜AIによるシフト提案機能を搭載した基本無料アプリ
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• シフオプ｜モデルシフト表示と労務アラート機能を搭載した管理ツール
ジンジャー勤怠 | スマホで操作可能な勤怠管理とシフト作成アプリ
ジンジャー勤怠は、スマホやタブレットで簡単に操作可能です。専用端末を必要としないため、コストを削減可能です。
チャット機能を活用した勤怠管理が可能で、スタッフとのコミュニケーションがスムーズになります。勤怠データを基に自動でシフト表を作成し、管理作業の効率化を実現します。
クラウド型サービスで、リアルタイムにデータを確認できるのも特徴です。
bizpla(ビズプラ) シフト | 直感的に操作可能なパズル感覚のシフト作成アプリ
bizplaシフトは、パズルのように直感的な操作でシフト作成が可能です。スタッフの希望シフトとのマッチング精度が高く、従業員の定着率向上に貢献します。
シフトのモデルケースを保存し、簡単に似たパターンを再利用できます。多人数のシフト管理にも対応しており、柔軟な運用が可能です。低価格での利用が可能で、導入のハードルが低い点も魅力です。
はたLuck | 多店舗運営に特化したシフト作成・管理アプリ
はたLuckは、チェーン店や多店舗運営向けに特化しており、シフト調整から共有までアプリ内で完結できます。
スタッフがアプリ上でシフト希望を提出でき、管理者の手間を削減可能です。「定期シフト」機能で固定スケジュールの設定が可能で、効率的なシフト作成をサポートします。
労務アラート機能により、労働基準法に違反しないシフト作成を実現します。欠員時に他店舗間でヘルプを募集・調整できる柔軟性が魅力です。
Airシフト | AIによるシフト提案機能を搭載した基本無料アプリ
Airシフトは、AIがシフト希望と必要人員に基づいてシフト案を自動提案し、店長のシフト作成作業を効率化します。基本的なシフト作成・調整・共有機能が無料で利用可能です。
タイムカード機能も含まれ、勤怠管理と一体で使用可能です。
欠員対応時にスタッフ間で簡単に調整可能なチャット機能を搭載しています。利用開始月と翌月は無料で体験でき、コストを抑えて試せるのも魅力です。
シフオプ | モデルシフト表示と労務アラート機能を搭載した管理ツール
シフオプは、モデルシフト表示で必要な人数や人件費を一目で確認でき、効率的なシフト作成が可能です。
労働基準法違反や過労につながるシフトに対してアラートを表示し、コンプライアンスを強化します。
スタッフ間の簡単な連絡機能により、シフト調整もスムーズです。多店舗運営に適したリアルタイムデータ共有機能を搭載しています。簡単操作で現場に即したシフトを迅速に作成可能です。
アルバイトのシフト管理は必ず責任者が行おう！
アルバイトのシフト管理を、現場の裁量権や責任のない人材が実施すると、法律違反あるいは従業員からの不平不満が飛び交うシフトとなってしまいます。
このようなシフトスケジュールが続くと、従業員の離職や法律違反によるブランドイメージの低下に発展するおそれがあります。
本記事で紹介した内容を参考に、責任者による適切なシフト管理体制を構築し、円滑な店舗運営を実現しましょう。
G-FACTORY株式会社では、飲食業界の人材不足を解消するため外国人人材の採用支援から就労者の在留資格・特定技能ビザ取得支援、36協定、勤怠管理、給与計算をはじめとする労務管理の整備アドバイスなど企業側の受入支援まで外国人人材の採用サポートを一気通貫で行っています。
自社の飲食店で、外国人材による人材不足の解消を図りたい企業様は、以下のページからお気軽のご連絡ください。
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